Personuppgiftsbiträdesavtal

Biträdet behandlar personuppgifter i den utsträckning som krävs för att tillhandahålla tjänsten Faultlogger: mottagning och hantering av felanmälningar via QR-märken, webbformulär, inbäddat formulär och telefon, notiser till kundens användare, samt underhållshistorik per objekt. Behandlingen pågår så länge kundens konto finns kvar.

Registrerade: personer som gör felanmälningar (t.ex. hyresgäster, medlemmar, besökare) samt kundens användare av tjänsten.

Uppgifter: för anmälare – frivilligt lämnade kontaktuppgifter (e-post eller telefon), telefonnummer vid samtal till felanmälansnumret, ljudinspelningar av inlämnade beskrivningar, bifogade foton samt fritext. För kundens användare – namn, e-postadress, telefonnummer och notisinställningar. Tjänsten är inte avsedd för känsliga personuppgifter, och den Personuppgiftsansvarige ansvarar för att sådana inte läggs in.

Biträdet ska (a) endast behandla personuppgifter enligt den Personuppgiftsansvariges dokumenterade instruktioner, vilka utgörs av tjänstens funktioner, användarvillkoren och detta Avtal; (b) säkerställa att personer med åtkomst till uppgifterna omfattas av sekretess; (c) vidta lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder enligt artikel 32 GDPR, däribland kryptering av trafik (TLS), åtkomstkontroll med behörighetsstyrning, lösenordshashning samt lagring inom EU/EES; (d) bistå den Personuppgiftsansvarige med att svara på registrerades begäranden (tillgång, rättelse, radering m.m.) – i första hand genom tjänstens självbetjäningsfunktioner för radering av anmälningar, objekt, grupper och hela kontot; (e) utan onödigt dröjsmål underrätta den Personuppgiftsansvarige om personuppgiftsincidenter som rör kundens uppgifter, med den information som behövs för kundens anmälningsskyldighet; samt (f) på begäran tillhandahålla den information som krävs för att visa att skyldigheterna i artikel 28 uppfylls.

Den Personuppgiftsansvarige lämnar ett allmänt förhandstillstånd till att Biträdet anlitar underbiträden. Vid planerade förändringar informeras kunden (i portalen eller via e-post) med möjlighet att invända. Aktuella underbiträden:

• GleSYS AB (Sverige) – serverdrift, databas, fillagring och e-postutskick. All lagring sker i Sverige.
• 46elks AB (Sverige) – telefoni och SMS för felanmälansnumret och notiser.

Betalningar hanteras av Stripe; där är Novavik AB självt personuppgiftsansvarig för kundens faktureringsuppgifter (se integritetspolicyn), varför Stripe inte är underbiträde enligt detta Avtal.

Personuppgifter som behandlas under detta Avtal lagras och behandlas inom EU/EES. Ingen överföring till tredje land sker som utgångspunkt. Skulle sådan bli nödvändig ska den föregås av information till den Personuppgiftsansvarige och ske med giltig överföringsmekanism enligt kapitel V GDPR.

När kontot avslutas – genom kundens egen kontoradering i portalen eller genom uppsägning – raderas samtliga personuppgifter som behandlats för kundens räkning, inklusive bilder och ljudinspelningar. Kvarvarande kopior i säkerhetskopior raderas genom backup-rotationen inom 7 dagar. Biträdet behåller inga uppgifter därefter, om inte lagring krävs enligt lag.

Ansvarsbegränsningen i användarvillkoren gäller även detta Avtal, med de begränsningar som följer av tvingande rätt. Biträdet kan uppdatera Avtalet (t.ex. vid ändrade underbiträden eller ny lagstiftning); väsentliga ändringar meddelas i portalen eller via e-post. Svensk rätt tillämpas.

Frågor om detta Avtal eller personuppgiftsbehandlingen: support@faultlogger.com.